電子郵件是用來同用戶和客戶保持聯絡最有效的手段之一。它比普通信件要便捷，既不像電話那樣有一定的騷擾成分，也不像傳真那樣令人厭煩，并且對于接收者來說又非常方便。正因為有如此多的好處，所以電子郵件成為世界上數以千萬的經理人最喜歡的溝通方式。作為家居企業而言，如果我們除了“家居”還是家居，總有一天我們就可能成了“家居”。盡管目前許多家居人對電子郵件已經很了解，但在應用過程中我們又了解多少細節呢？

下面是一些使用電子郵件時應該注意的問題，了解這些細節將有助于我們更好地展開業務。

使用主題來表明信息。一封電子郵件是否重要，經常是由它的主題來決定的。沒有主題的郵件很可能會被刪除。要保持郵件的主題簡短、明確、有關聯性，或者使用其他不會讓收件人誤認為是垃圾郵件的方式。

對待電子郵件要像對待經銷信函一樣重視。當你想給對方留下好印象的時候，最好在郵件中正式一些，而不要太隨便。首先，要用這樣的稱呼，比如：“尊敬的XXX先生”，然后在郵件的開頭就要集中重點。要是用對方的姓氏，知道對方在回信中使用他的名字，這表示對方不介意在信件來往中隨意一些。很多人都希望你的郵件包含簽名欄，其中包括你的姓名、職務、公司名稱和聯絡方式。這些信息在對方需要通過電話或者信件方式跟你聯系的時會很有幫助。

不要“大聲喊叫”。在英文中，全部使用大寫字母會被認為是“網絡中的大喊大叫”。可以換一種方式，比如用星號來表示你想強調的內容，如“鮑勃和我昨晚在公司的接待處過得很*快樂*。”

不要使用奇特的裝飾。鮮明的顏色、閃爍的圖標、或者跳動的笑臉（情緒圖標）在私人郵件中是非常有樂趣的。但是在做生意的郵件中要盡量避免使用這些。

保持簡潔，但不要生硬。電子郵件的內容必須簡短，但是有時候可能因為太簡要而給人留下不禮貌的印象。下面是一個例子，用來說明電子郵件不能過于簡單。我的朋友曾經為一家專業人員協會工作，這家協會為能夠給會員提供建立人際關系的機會而自豪。因為沒有會員主管，所以朋友給協會主席發郵件，詢問如何能聯絡最近認識的其他會員。3天過去了，朋友還沒有收到主席的答復。考慮到可能第一封郵件可能在網絡傳遞中出了問題，朋友再次發送了他的請求。協會的主席終于回復了他的郵件，不過只有那個協會會員的電子郵件地址。朋友本來期待的是更誠懇一些的內容，得到的卻是協會主席如此的生硬回復，反而顯得朋友有些倉促和無禮。

沒有私人電子郵件。如果你想給別人發一些機密的信息，最好通過電話、或者親自面談。電子郵件可以復制、轉發和打印，所以不要發送或者涉及任何你不想被重復或者在公司新聞發布會上出現的內容。

避免帶有情緒的郵件。電子郵件可以傳達很強烈的感情，但很容易被誤解。電子郵件應該避免出現的不穩定因素，例如解雇或者訓斥別人，或者終止合同，這些情況最好當面解決。千萬不要在你發火的時候發送郵件。花些時間冷靜下來，在郵件發出之前再讀一遍，避免出現任何會讓你后悔的內容。面部表情、聲音的變化和肢體語言是沒有辦法在電子郵件中表達出來的，所以很可能你的信息會被誤解成過于刺耳、過于嚴厲或者過于隨意。當你進行面對面的溝通，或者通過聲音交流，是很容易回答問題或澄清任何可能的誤解，保持相互的尊重，即使關系是建立在不穩定的基礎之上的。   

當面贊揚。不管你在郵件中引用了多少人的名言，一封祝賀的電子郵件甚至不如親自送出的一封簡短的感謝信有效，另外，大多數人更看重用打字機敲出來的或者手寫的簡短書信，而不喜歡電子郵件這個方式。

發送郵件之前要校對。在點擊“發送”之前一定要核對。在你點擊“發送”按鈕之前，要檢查語法、拼寫和標點符號的錯誤。自動檢查拼寫錯誤的功能，對不經常使用的詞匯會失去作用。在發送之前一定要確定是你想要表達的意思，確保所有的人名都拼寫正確。

尊重他人的隱私。有些時候你需要給很多人發相同內容的郵件，但是你不想把每個人的郵件地址都添加到收件人名單中一起發送。如果收件人互相不熟悉，或者你不想把其他人的地址都泄露給收件人，那就使用“暗送”功能。使用暗送功能，收件人收到的郵件中唯一的郵件地址就是發送者的。

小心使用“回復所有人”的功能。如果你收到的郵件是發送給包括你在內很多人的，只需要回復需要回答的那個人。使用“回復所有人”，只能在你通訊錄上所有的人都需要看到你的回答的情況下，而在很多情況下，只有發件人才是你需要回復的人。

不要做毒草。如果你在發出郵件后沒有收到答復，你可以發送一封不同內容的郵件說明再次發送郵件的原因。如果需要立即答復的話，可以直接打電話。反復發送同一封郵件，只會讓別人覺得你是咄咄逼人或者是漫不經心。在假設你的郵件被收件人忽略或者刪除之前，要知道大部分公司都有反垃圾郵件過濾系統，可能偶然地阻止了你的郵件。 

快速回應。如果有人發郵件詢問問題，而你沒有辦法立即給出答案，就要給發件人回郵件，解釋你正在研究他提出的問題，或者目前忙著進行其他的計劃，一旦有什么消息就會在一定時間內通知發件人，這是一種有禮儀的行為。否則，發郵件的人會覺得自己的郵件沒有發到你的郵箱，或者他們被屏蔽了。

得到允許再發送附件。很多公司有規定不鼓勵員工打開來歷不明的郵件附件。在發送多個附件或者圖片之前，弄清楚收件人是想分別收到還是想一次收到。一些人會選擇分別收取，因為這樣不會耽誤他們接收其他的郵件。

不要主動給對方發送廣告。電子時訊是跟客戶、合作伙伴和同事保持聯系的主要方式，也是推廣公司新聞、新產品和服務的有效載體。但是，發送未經對方同意的電子郵件廣告不是一項聰明的商業策略，尤其是人們一個禮拜要收到幾百封垃圾郵件的輪番轟炸。為了避免被定義成垃圾郵件發送者，所以只能給那些同意接收你的電子時訊和公告的人發送廣告郵件。如果有人選擇“退出”，或者想從你的地址清單中被刪掉，要尊重他們的要求。

在發送幽默信息之前要斟酌。一封有趣的電子郵件在你看來可能沒有什么不妥，但是可能會侮辱其他的人。帶有敵對性、騷擾性或者歧視性信息的電子郵件的傷害是持久性的，還可能在你不知道的情況下被轉發給其他人。開玩笑的時候要小心些，不要發送公司的電子時訊以外的任何信息。

越短越好。對于簡短的郵件，你可以在主題欄里寫道：“我們能不能下午見面核實一下預算？”，然后用“EOM”結束主題。“EOM”是“End of Message（消息結束）”的首字母縮寫。這樣收件人不需要打開郵件進行恢復。不要過多地使用首字母縮寫詞匯，除非你的收件人能夠明白它的含義。

用其他方式把你的郵件標記為急件。除了使用驚嘆號的方式，也可以在主題欄使用關鍵詞來幫助收件人快速過濾和分類時間敏感的郵件。例如，“急件”可以作為“立即閱讀”的代碼，“FYI”代表不需要回復。

外出或休假時通知其他人。如果你計劃離開辦公室一段時間，要使用郵件外出自動回復功能。改變你的語音留言，告訴致電者你什么時候去旅行，什么時間返回和在你不在期間找誰聯系。